Häufig gestellte Fragen

Ailig DocFlow ist eine KI-gestützte Lösung für die automatisierte Prüfung von Compliance-Dokumenten. DocFlow sammelt Dokumente aus allen konfigurierten Quellen, prüft Vollständigkeit und Inhalte dokumentenübergreifend, leitet Feststellungen automatisch weiter und erstellt einen lückenlosen Audit Trail – ohne manuelle Eingriffe.

DocFlow arbeitet in vier Schritten:

1. Datenquellen anbinden – E-Mail, SharePoint, Fileshare oder API per No-Code-Setup.
2. Erfassen & prüfen – Dokumente automatisch klassifizieren und auf Vollständigkeit prüfen.
3. Dokumentenübergreifend abgleichen – Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen und Zertifikate werden inhaltlich miteinander verglichen.
4. Ergebnisse verteilen – Automatisch an die richtigen Empfänger weiterleiten und bei kritischen Feststellungen den Key-User einbinden.

Die gesamte Einrichtung erfolgt per No-Code-Konfiguration auf Basis Ihrer Referenzdokumente – und lässt sich jederzeit an veränderte Prozesse anpassen.

DocFlow vergleicht zusammengehörende Dokumente inhaltlich miteinander – etwa Bestellung, Lieferschein und Materialzertifikat. Abweichungen bei Positionen, Mengen, Referenznummern oder Spezifikationen werden sofort erkannt und markiert. So erkennen Sie z. B. ob die gelieferte Menge von der Bestellung abweicht oder ob ein Zertifikat abgelaufen ist.

DocFlow ist für regulierte Industrien und qualitätskritische Prozesse gebaut – Engineering, Life Sciences, Anlagenbau, Maschinenbau und Pharma. Überall dort, wo Compliance-Dokumente wie Zertifikate, Prüfberichte oder Lieferantenunterlagen zuverlässig geprüft werden müssen. Typische Anwendungsfälle sind Wareneingangskontrolle, Lieferantendokumentation, Zertifikats- und Compliance-Prüfung sowie interne Freigabeprozesse.

DocFlow verarbeitet alle gängigen Dokumentformate – PDF, Word, Excel, E-Mail-Anhänge und mehr. Typische Dokumenttypen sind Zertifikate, Konformitätsnachweise, Erstmusterprüfberichte, Lieferscheine, Auditberichte und SOPs. Die KI klassifiziert Dokumente mit 99 % Genauigkeit – unabhängig von Format, Struktur oder Sprache.

Die einmalige Einrichtung von DocFlow erfordert keine Programmierkenntnisse und kein IT-Projekt. Sie definieren Ihre Datenquellen, Regelsets und Prüflogiken direkt über die Benutzeroberfläche – basierend auf Ihren Referenzdokumenten und SOPs. Der Setup-Aufwand beträgt typischerweise einen halben Tag und ist laufend anpassbar.

Bei kritischen Feststellungen oder Grenzfällen bindet DocFlow Ihren Key-User in die Entscheidung ein. Der Mitarbeitende validiert und gibt frei – vollständig dokumentiert. Routine-Prüfungen laufen weiterhin vollautomatisch. So bleibt Ihr Team in der Kontrolle, ohne durch manuelle Routinearbeit belastet zu werden.

Generische KI-Tools liefern variable, nicht reproduzierbare Ausgaben und bieten keinen Audit Trail. DocFlow dagegen arbeitet mit SOP-basierter, reproduzierbarer Logik, validiert Ergebnisse dokumentenübergreifend, ist DSGVO-konform und bietet lückenlose Rückverfolgbarkeit jedes Schritts. Zudem sichert der Human-in-the-Loop die Qualität der KI-Ergebnisse – etwas, das generische Tools by Design nicht leisten.

DocFlow reduziert den manuellen Aufwand pro Prüfzyklus um bis zu 90 %. Komplexe Dokumentenprüfungen, die zuvor Stunden oder Tage dauerten, werden in Minuten abgeschlossen. Statt mehrerer Vollzeitkräfte überwacht ein einziger Key-User den gesamten Prüfprozess – inklusive automatischer Ergebnisverteilung an Lieferanten und interne Empfänger.

DocFlow lässt sich ohne Umwege in Ihre bestehende Systemlandschaft einbinden. Unterstützte Datenquellen umfassen E-Mail-Postfächer, SharePoint, Microsoft 365, REST API und Webhooks. Betrieb in der Cloud, On-Premise oder als Hybridlösung möglich.

Ja. DocFlow erfüllt die strengsten Datenschutzanforderungen gemäß DSGVO. Alle Daten werden ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union verarbeitet und sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung verschlüsselt. Betrieb On-Premise ist ebenfalls möglich.

Die einmalige No-Code-Konfiguration dauert typischerweise einen halben Tag. Danach läuft DocFlow vollautomatisch. Kein IT-Projekt, kein KI-Experte und keine langen Implementierungsphasen erforderlich.

Ja. DocFlow bietet eine 14-tägige kostenlose Testphase mit vollem Funktionsumfang. Danach stehen transparente Preismodelle zur Verfügung, die mit Ihrem Bedarf wachsen.

Wir bieten technischen Support, Onboarding-Unterstützung und persönliche Betreuung während der Einführungsphase an. Unser Team begleitet Sie von der Konfiguration bis zum produktiven Betrieb.

Ailig ist eine Lösung der Inno7 Solutions GmbH, einem Unternehmen mit über zehn Jahren Erfahrung in digitaler Transformation, Prozessoptimierung und KI-gestützten Softwarelösungen.